Документы Национального архивного фонда в соответствии с законодательством Республики Казахстан по истечении установленных (договорных) сроков подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив за счет сил и средств организации.
Устанавливается следующие предельные сроки временного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда:
1) документы организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня — 10 лет;
2) документы местных государственных органов управления города (района) — 5 лет;
3) документы государственных юридических лиц городского и районного уровня — 5 лет;
4) записи актов гражданского состояния, похозяйственные книги, домовые книги, записи нотариальных действий, документы центров по недвижимости и судебные дела и документы — 75 лет.
Передача осуществляется на основании описи дел (документов) постоянного хранения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации по согласованию с государственным архивом.
Передача оформляется актом приема-передачи, где дополнительно проставляются номера отсутствующих дел (документов), причины их отсутствия — в прилагаемой к акту справке с указанием мер по розыску.
Внеплановый прием документов Национального архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.
При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и проверка комплектности учетных документов.
Документы Национального архивного фонда принимаются в архив по утвержденным экспертно- проверочной комиссией описям дел, документов.
Прием дел производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой — в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.
При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.
Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии — по сдаточной описи, составляемой организацией.
Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Национального архивного фонда по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи.
Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива и заключения эксперта, оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования архива, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой «ЭПК», выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.
При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования архива, документы по личному составу, в случае отсутствия у организации правопреемника, подлежат приему в архив.
Газета «Жаксынский вестник» № 14 от 16.03.2018
