Ведомственный архив — учреждение государственного юридического лица, осуществляющее собирание, временное хранение и использование документов Национального архивного фонда. Сохранение документов НАФ является обязанностью для всех физических и юридических лиц.

Для обеспечения сохранности документов в архиве организации осуществляются следующие меры:

1) по организации хранения документов — помещения, средства хранения документов, оборудование

2) по созданию и соблюдению нормативных условий и параметров временного хранения документов — температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения.

Архив организации размещается в специальном или приспособленном для хранения архивных документов помещении.

Размещение архива организации в приспособленных помещениях производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем.

Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя и в присутствии работника архива организации.

Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов, оборудуются основными средствами пожаротушения и гарантированы от затопления. Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются. Печать (пломбир) вместе с ключами сдают на хранение дежурному по организации, охране или в установленное правилами внутреннего распорядка место.

Помещения архива организации оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.

В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В архивохранилищах исключается применение огня, нагревательных приборов.

В своей работе архив организации руководствуется законодательными и подзаконными нормативными правовыми актами Республики Казахстан по архивному делу, приказами (распоряжениями) руководства вышестоящего органа и

руководителя организации, нормативно-методическими документами местного исполнительного органа, соответствующего государственного архива и Положениями об архиве организации и экспертной комиссии.

Основными задачами архива организации являются:

1.собирание документов, обеспечение качества экспертизы ценности, сохранности, учета и использования документов, временно хранящихся в архиве организации

2.подготовка и передача документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, на постоянное хранение в государственный архив

3. осуществление методического руководства в области совершенствования делопроизводства и архивного дела в организации

В соответствии с возложенными основными задачами архив организации выполняет следующие функции:

2

1. проводит экспертизу ценности документов, временно хранящихся в архиве организации, составляет описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

2. проводит необходимый комплекс работ с документами личного происхождения

3. осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение документов

4. ежегодно составляет и предоставляет один раз в три года в соответствующий государственный архив паспортные учетные данные о количестве и составе временно хранящихся документов Национального архивного фонда

5. готовит и в установленном порядке осуществляет передачу документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в соответствующий государственный архив

В соответствии со статьей 13 Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах»:

документы НАФ, находящиеся в государственной собственности, по истечении срока хранения в ведомственных архивах (5 лет) подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы

обработка и передача документов НАФ производится за счет сил и средств юридических лиц, передающих документы в архивы

Для методической и практической работы по совершенствованию делопроизводства и архивного дела, рассмотрения результатов обработки документов в целях их дальнейшего хранения, учета и использования в ведомственном архиве организации создается экспертная комиссия.

Состав ЭК утверждается приказом (распоряжением) руководителя.

В соответствии с основными задачами ЭК осуществляет следующие функции:

организует проведение экспертизы ценности документов

выносит решения о согласовании: номенклатуры дел организации; предложений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении сроков хранения отдельных документов; описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Заседания ЭК протоколируются, протоколы заседаний подписываются председателем, секретарем комиссии и утверждаются руководителем государственного органа (организации).

Контроль за деятельностью архива организации осуществляет руководство организации.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива организации осуществляет соответствующий государственный архив.

Газета «Жаксынский вестник» № 21 от 22.05.2017