Введение:
Государственным архивом Жаксынского района за 2021 год была направлена работа на реализацию Закона РК «О национальном архивном фонде и архивах», «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях», утвержденный постановлением Правительства РК от 31.10.2018 года № 703, «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов государственными и специальными государственными архивами» утвержденный постановлением Правительства РК от 20.09.2018 года № 576, «Правил хранения, учета использования документов ведомственными и частными архивами», Правилами приема, хранения, учета и использования документов НАФ и других архивах документов ведомственными архивами, утвержденные постановлением Правительства РК от 19.09.2018 года № 575, «Закона РК от 15.04.2013 года № 88-V, «О государственных услугах» Закона РК «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц (с изменениями по состоянию на 16.04.2018) Стандарта государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов и архивных выписок».
Обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда:
С целью улучшения физического состояния документов в отчетном периоде продолжена работа по подшивке, реставрации документов, проверке наличия и физического состояния документов
- улучшение физического состояния документов - 180 ед.хр., реставрация – 140/550 ед.хр. листов ( совхоз Калмаккольский); подшивка, переплет - 40 ед.хр;
- особо ценных документов - не выявлено;
- проверка наличия и состояния документов, на бумажной основе – 1252 ед/хр., Ф.110 Совхоз «Калмаккольский»; Ф.109 Районный комитет народного контроля.
- картонирование документов - 320 ед.хр. - Ф. 191 Избирательная комиссия Жаксынского района - 72 ед./хр.; Ф. 207 ГУ «Отдел физической культуры и спорта Жаксынского района» – 131 ед.хр.; Ф. 204 ГУ «Отдел предпринимательства Жаксынского района» - 117 ед.хр.
- восстановление затухающего текста - 6 Ф.110 Совхоз «Калмаккольский»; Ф.112 Зерносовхоз «Прогресс»
- выверка комплекта учетных документов – 5 Ф. 147 Маслихат Жаксынского района, Ф. 148 Госстрах Жаксынского района, Ф.154 Жаксынская ЦРБ, Ф. 157 Прокуратура Жаксынского района, Ф.158 Жаксынская райбольница - замечаний нет.
2. Формирование национального архивного фонда РК организационно – методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий:
- прием документов : 345 ед.хр.
Ф. 191 Избирательная комиссия Жаксынского района – 72 п.хр.;
Ф. 207 Отдел физкультуры и спорта – 131ед.хр. в.т.ч. 70 п/хр, 61 л/с.
Ф.204 Отдел предпринимательства – 117 ед.хр. в.т.ч. 58 п/хр., 59 л/с.
Ф.163 Коллекция фотодокумента – 25 ед.хр.
- экспертиза ценности документов находящихся на ведомственном хранении - 345 ед.хр.;
Ф. 191 Избирательная комиссия Жаксынского района – 72 п.хр.;
Ф. 207 Отдел физкультуры и спорта – 131ед.хр. в.т.ч. 70 п/хр, 61 л/с.
Ф.204 Отдел предпринимательства – 117 ед.хр. 58 п/хр., 59 л/с.
Ф.163 Коллекция фотодокумента – 25 ед.хр.
- семинары по дело производству: 7
11 января 2021 года - семинар с молодыми специалистами госархива «Организация проведения проверки наличия и состояния архивных документов»;
16 февраля 2021 года - проведен семинар со специалистами источников комплектования: «О передаче документов на госхранение согласно графика на 2021 год», присутствовали – 5 человек;
17 февраля 2021 года - семинар на тему: «Разработка и составление номенклатуры дел»;
10 марта 2021 года - проведен семинар с организациями источников комплектования на тему: «О передаче документов на госхранение», присутствовали – 3 человек;
07 апреля 2021 года - семинар «Об организации сохранности документов в ведомственных архивах»;
14 мая 2021 года - проведен семинар с источниками комплектования о составлении номенклатуры дел;
17 мая 2021 года - проведен семинар с источниками комплектования;
- мероприятия: 5
17 марта 2021 года – в госархиве проведен круглый стол «Қош келдің - Наурыз»
31 мая 2021 года - круглый стол с сотрудниками госархива тема: «День памяти жертв политических репрессий и голодомора».
31 мая 2021 года – участие в районном мероприятии ко дню памяти «Жертв политических репрессий» в районном акимате.
23 августа 2021 года - Участие в Благотворительной акции «Дорога в школу».
29 октября 20211 года – Участвовали в районном мероприятии ко дню пожилых, поздравили двух пенсионеров и подарили продуктовые пакеты.
- номенклатуры дел, положения: 3
В соответсивии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения (20.10.2020 № 271) согласованы номенклатуры дел 3-х учреждений:
ГУ «Жаксынский районный Суд», ГУ «Избирательная комиссия Жаксынского района», ГУ «Отдел экономики и финансов».
Согласованы положения о ведомственном архиве и экспертной комиссии 3 учреждений: ГУ «Жаксынский районный Суд», ГУ «Избирательная комиссия Жаксынского района», ГУ «Отдел экономики и финансов».
За 2021 год оказана методическая, практическая помощь работникам ведомственных архивов по составлению номенклатуры дел, по составлению описей: 18 - отдел предпринимательства, отдел физкультуры и спорта, избирательная комиссия, аппарат акима, отдел ветеринарии, дом культуры, Жаксынская средняя школа № 2, отдел экономики и финансов, центральная библиотека, Жаксынский Суд, Жаксынская прокуратура, Ветстанция, Жаксынская райбольница, государственный центр по выплате пенсий, детский сад «Кулыншак», РОО, ЦОН, библиотека.
Создание информационно-поисковых систем:
- переработка описей -
- усовершенствование описей -
- вливание тематических карточек - просмотрено – 56 дел
закаталогизированно – 10 дел, составлено карточек - 17.
- издание справочников, сборников – 8
Научная информация и использование документов
- выставок документов - 2
- 19 июля 2021года – онлайн выставка «По документам архива»
- 29 сентября 2021года – онлайн фото выставка ко дню пожилых «Ветераны труда
и почетные граждане Жаксынского района »;
- публикаций статей – по документам архива – 5
- 01 мая 2021 года № 17 - «Она из поколений стильных людей»;
- 31 мая 2021 года № 21 – «День- памяти» (статья про депортированного чеченца Темуркаева К.)
- 07 июня 2021 года № 22- «Нет будущего без прошлого» к международному дню архивов;
- 21 июня 2021 года № 24 – «И никогда такое не повторялось» (статья про депортированного корейца Хван С.К.);
- 11 октября 2021 года № 41 «Трудиться научила жизнь».
- статей по госуслуге – 5
- 19 апреля 2021 года № 15 - стандарт гос услуги «Выдача архивных справок»;
- 31мая 2021 года № 21 - Государственная услуга оказываемая КГУ «Госудрственный архив Жаксынского района»
- 30 августа 2021года № 35 Государственная услуга оказываемая КГУ «Государственный архив Жаксынского района»;
- 25 октября 2021 года № 43 Стандарт государственной услуги «Выдача архивных справок» ;
- 29 ноября 2021 года № 48 «Государственная услуга, оказываемая Государственным архивом Жаксынского района».
- информация по госуслуге - 19
16 февраля 2021 года - по программе «Рухани жаңғыру» проект «Адал көмек» по оказанию государственной услуги проведена (онлайн) встреча с населением Жаксынского района;
- 16 марта, 18 марта, 19 мая, 22 июня 2021 года - Акции в филиале НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области провели Акцию «Архив консультирует»;
12 мая, 21 мая, 02 июня, 15 июня 2021 года – семинары по госуслуге;
09 июня, 21 июня 2021 года - круглый стол по госуслуге;
23 июня 2021 года – онлайн консультация по госуслуге;
13 июля - в филиале НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области проведена Акция «Архив консультирует»;
26 июля ,17 августа - онлайн разъяснение по госуслуге ;
20 августа – проведен семинар «Выдача архивных справок»;
26 августа - в филиале НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» по Акмолинской области проведена Акция «Архив консультирует»;
19 октября 2021 –прошла «Онлайн ярмарка» государственных услуг в акимате Жаксынского района;
26 ноября 2021 года – семинар со специалистами ЦОН «О приеме заявлений, архивных справок через ИС ЦОН».
Оцифровка документов
- количество переведенных документов в цифровой формат: 58/4360
- Ф. 74 Колхоз им. Кирова
- Ф. 98 Ишимский Волостной Военный Комиссариат
- Ф. 104 совхоз «Энтузиаст»
Внесение данных в ИС «ЕЭАД»
- количество фондов - 3
- количество описей - 3
- количество внесенных отсканированных дел – 58
- листов - 4360
- количество номенклатур дел - 3
Платные услуги:
- количество упорядоченных дел - 74
- поступившая сумма - 75.0
Повышение квалификации, социальное развитие коллектива: нет
- Исполнено запросов всего: 943
- тематические - 0 - генеалогические - 0,
- положительные – 749
- отрицательные –194
- непрофильные - 0
- госуслуга через ПЭП – 538, ЦОН - 51
