Государственным архивом Жаксынского района оказывается государственная услуга «Выдача архивных справок».
За 2015 год исполнен 861 запрос. Посредством ЦОН исполнено 159 запросов, ПЭП- 104, почтой -433.
Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан- фамилии, имени, отчества), почтового или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. Запрос подписывается заявителем либо заверяется электронной цифровой подписью.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 3 календарных дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя или пользователю дается соответствующая рекомендация.
Запросы (обращения граждан и организаций), поступающие в архив подразделяются на социально-правовые и тематические.
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, состава семьи, награждении, перечислении пенсионных взносов и социальных отчислений.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин и период его работы в этой должности.
В справку о заработной плате сведения включаются так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.
Запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию, факту относятся к тематическим.
Тематический запрос государственного органа, местного исполнительного органа, судебного органа, связанный с исполнением ими своих функций архив рассматривает в первоочередном порядке, либо в согласованные с ними сроки.
Запросы социально-правового и тематического характера исполняются архивом безвозмездно, в сроки, установленные законодательством РК.
На основании личного или письменного (в том числе электронного) обращения граждан и организаций по имеющимся на хранении документам архив выдает: архивные справки, архивные копии, архивные выписки.
Архивная справка — документ архива, составленный на бланке письма архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием шифров и номеров листов тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия — дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка — документ архива, составленный на бланке письма архива дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Республики Казахстан, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется гербовой печатью архива. В случае неполноты представляемых в ней сведений составляется сопроводительное письмо с указанием причин. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса и даются по возможности рекомендации, куда необходимо обратиться.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении удостоверяющего документа, доверенному лицу- при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Газета «Жаксынский вестник» № 17 от 04.04.2016
