Введение
В 2021 году работа КГУ «Государственный архив Жаксынского района» будет направлена на реализацию Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», Закона Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» от 12 января 2007 года, Закона Республики Казахстан «О государственных услугах» от 15 апреля 2013 года, внедрение в практику «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов НАФ, других архивных документов государственными и другими специальными государственными архивами», утвержденных приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 145.
Деятельность архивного учреждения будет направлена на соблюдение оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих поддержание документов в нормальном физическом состоянии, на соблюдение требований охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также действующих нормативов по охранному и противопожарному режимам.
Будет проводиться работа по улучшению физического состояния документов, в том числе подшивка, реставрация, картонирование, проверка документов, бывших в интенсивном использовании в 2021 году. С целью выявления поврежденных архивных документов будет проводиться проверка наличия и физического состояния документов. Будут продолжены работы по созданию фонда пользования, восстановлению затухающих текстов, выявлению особо ценных документов и документов, относящихся к объектам национального культурного достояния. В целях определения количества и состава документов Национального архивного фонда и других архивных документов, для обеспечения контроля за их наличием и состоянием будет проводиться работа по госучету документов с заполнением основных и вспомогательных учетных документов.
В области формирования НАФ Республики Казахстан и организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий госархив будет заниматься внедрением в работу организаций «Правил приема, хранения, учета и использования документов НАФ и других архивных документов ведомственными и частными архивами» от 19 сентября 2018 года № 575, «Правил комплектования, хранения, учета и использования документов НАФ, других архивных документов государственными и другими специальными государственными архивами» от 20 сентября 2018 года № 576, «Правила документирования и управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» от 31 октября 2018 года № 703, «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» от 29 сентября 2017 года № 263.
В 2021 году будет продолжена работа по комплектованию госархива района управленческой, документами по личному составу. Будет продолжена работа по комплектованию документами личного происхождения. В связи с этим архив будет проводить работу с держателями личных фондов.
Продолжится работа с организациями в плане организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий. Госархивом планируется проведение лекций и семинаров с целью внедрения обновленной нормативной базы.
В области создания информационно-поисковых систем продолжится работа по описанию документов личного происхождения, переработке, усовершенствованию описей, целевой экспертизе ценности дел, каталогизации управленческой документации, документов личного происхождения.
В области использования документов работа будет посвящена знаменательным датам и событиям. В связи с этим планируется подготовить фотодокументальные выставки, статьи, информационные документы, школьные уроки. Будет проводиться совместная работа с учреждениями образования, библиотеками, общественными и другими организациями, связанная со значительными событиями в селе и районе. Планируется принять участие в работе семинаров, «круглых столов». Для проведения семинаров, конференций, совещаний, производственной учебы планируются фотовыставки. Для оформления фотодокументальных выставок госархивом планируется описание 15 фотографий.
Важное значение будет придаваться исполнению запросов социально-правового и тематического характеров. В целях оказания качественной и своевременной государственной услуги «Выдача архивных справок» планируется проведение информационной и разъяснительной работы с услугополучателями, публикация статей в средствах массовой информации, проведение круглых столов, при необходимости проведение семинаров с операторами филиала НАО Госкорпорация «Правительство для граждан» по Жаксынскому району. Будет производиться постоянный контроль за качеством и своевременностью оказания государственной услуги, проводиться выборочные проверки исполненных запросов с составлением актов проверок.
Для предоставления физическим и юридическим лицам электронных государственных услуг по выдаче архивных справок будет проводиться регистрация запросов и предоставление электронных государственных услуг в информационной системе «Е-акимат». В управление области будут предоставляться ежемесячные сведения о количестве оказанной государственной услуги «Выдача архивных справок».
На заседаниях дирекции будут рассматриваться вопросы выполнения плана работы архива, соблюдению исполнительской и трудовой дисциплины, актуальные и проблемные вопросы, возникающие в процессе работы.
Будут проводиться заседания экспертных комиссий госархива.
Планируется продолжить работу по усовершенствованию материально-технической базы, приобретению необходимой компьютерной и оргтехники планируется ремонт здания.
- Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда РК.
Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда РК
В 2021 году будет продолжено выполнение профилактических мероприятий по сохранению документов, находящихся на госхранении, а также при их приеме: обеспыливание документов. Для поддержания необходимых условий хранения документов будут осуществляться мероприятия по оптимизации температурно – влажностного режима в архивохранилищах путем их проветривания и влажной уборки, будет вестись наблюдение за системой электро снабжения, работой водопровода. Будут устраняться замечания по предписаниям электроснабжающих организаций. В целях соблюдения правил пожарной безопасности будут проводиться плановые мероприятия. С целью улучшения физического состояния документов госархивом планируется улучшение физического состояния документов на бумажной основе – 180/720 ед.хр./листов, реставрация -140/550, подшивка 40 ед.хр.
Госархивом района планируется отреставрировать 550 листов.,(Совхоз «Калмаккольский»
В 2021 году подлежат картонированию 140 ед.хр. ГУ«Отдел предпринимательства Жаксынского района», ГУ « Отдел строительства, архитектуры и градостроительства Жаксынского района», ГУ «Отдел жилищно-коммунального хозяйства, пассажирского транспорта и автомобильных дорог Жаксынского района»,ГУ Отдел физической культуры и спорта Жаксынского района». Архивом будет продолжена работа по восстановлению затухающих текстов, планируется восстановить 6 листов (затухающих текстов фонда Ф.110 совхоз "Калмаккольский», «Прогресс»).
В 2021 году госархив продолжит проверку наличия и физического состояния дел фондов на бумажной основе. Всего планируется проверить 1252 ед.хр.( совхоз «Калмаккольский», Районный комитет народного контроля) с одновременной проверкой наличия и физического состояния документов будут составляться карточки учета физического состояния дел, карточки учета работы по улучшению состояния фонда, акты проверок наличия и состояния дел. Планируется провести выверку комплекта учетных документов в 5 фондах (районный маслихат, госстрах, Жаксынская центральная районная библиотека, Прокуратура Жаксынского района, Жаксынская районная больница).
Государственный учет документов Национального архивного фонда РК
Работа госархива в области государственного учета в 2021 году будет осуществляться в рамках Инструкции по централизованному государственному учету документов НАФ РК. В связи с этим будет проводиться плановая работа по ведению книг учета поступлений документов на бумажной основе, списков фондов, реестров описей дел и т.д.
2.Формирование Национального архивного фонда Республики Казахстан.
Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий
Госархивом в 2021 году на государственное хранение планируется принять 140 ед. хр. управленческой документации 80 ед. хр., документов по личному составу 60 ед.хр.
Будет продолжена работа с держателями документов личного происхождения, по установлению связей с владельцами документов, ведению переговоров о передаче документов личного происхождения, представляющих ценность, образовавшихся в результате жизни и деятельности государственных, политических, общественных деятелей на государственное хранение.
В 2021 году будут разосланы письма 4 организациям – источникам комплектования госархива района о передаче документов в связи с реорганизацией учреждений и с истекшим сроком ведомственного хранения на государственное хранение. В ходе работы с учреждениями будет продолжена работа по внедрению нормативной базы по документированию, управлению документацией, ведомственного хранения документов в учреждениях и организациях, являющихся источниками комплектования госархива. С этой целью госархив будет осуществлять работу с организациями в плане организационно-методического руководства ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий. Будет оказываться помощь работникам служб управления документацией организаций и ведомственных архивов в разработке положений о ведомственных архивах, экспертных комиссий (ЭК). Работникам ведомственных и частных архивов также будет оказываться методическая и практическая помощь в подготовке описей дел постоянного и дел по личному составу, в составлении актов о выделении к уничтожению документов, в том числе с выходом в организацию.
В 2021 году планируем провести научно-техническую обработку документов, а именно: ГУ «Отдел предпринимательства Жаксынского района», ГУ « Отдел строительства, архитектуры и градостроительства Жаксынского района», ГУ «Отдел жилищно-коммунального хозяйства, пассажирского транспорта и автомобильных дорог Жаксынского района», ГУ Отдел физической культуры и спорта Жаксынского района» и заработать – 200 тыс. тенге.
В 2021 году госархивом планируется провести лекции, семинары для организаций государственной и негосударственной формы собственности в онлайн режиме. На семинарах будут освещены современные требования к документационному обеспечению, требования к составлению и оформлению номенклатуры дел, описей. С целью определения круга организаций, документы которых целесообразно принимать на государственное хранение, будет продолжена работа по уточнению списка организаций - источников комплектования государственного архива документами НАФ.
- Создание информационно-поисковых систем,
научная информация и использование документов
В 2021 году архивом продолжится работа по сверке, описанию и подключению в фонды фото в количестве 15 ед.хр. В целях выявления наличия в фондах дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности, дублетных и т.д.) госархивом планируется проведение целевой экспертизы ценности. Госархивом будет продолжена работа по каталогизации документов фондов. Всего планируется составить 15 карточек. Работа в области использования архивных документов будет: 2 мероприятия, 4 фотодокументальные выставки, 3 статьи, 2 школьный урок и экскурсия.
Сайт госархива планируется регулярно пополнять сообщениями, статьями, фотографиями.
В 2021 году будет продолжена работа по оказанию государственных услуг, в том числе поступающих через филиал Некоммерческого акционерного общества Госкорпорация «Правительство для граждан», через информационную систему «Региональный шлюз, как подсистема электронного правительства» (ИС «Е-акимат»).
В 2021 году планируется внесение документов в программу ЕЭАД, сюда входит оцифровка документов в количестве 17 дел Ф. 74 в количестве 795 листов.
Будут полностью внесены в программу номенклатуры дел.
4. Научно-техническая информация. Повышение квалификации кадров. Социальное развитие коллектива.
В 2021 году продолжится работа по созданию условий для эффективной организации труда. Будет прослушано и обсуждено Послание Президента Республики Казахстан К.Токаева народу Казахстана. В целях информационного обеспечения организационной и практической деятельности будет проводиться подписка на периодические издания. В планируемом году будет проводиться регулярное обслуживание и ремонт компьютеров и оргтехники, настройка локальной вычислительной сети, установка антивирусных программ, установка необходимых драйверов. При наличии финансовых средств планируется приобрести необходимую компьютерную и оргтехнику.
